Kamery na pracovišti
Opakované krádeže, časté ztráty zboží nebo třeba kontrola efektivity zaměstnanců či jen zajištění bezpečnosti Vašich zákazníků. K rozhodnutí instalovat kamerové systémy na pracovišti může zaměstnavatele vést mnoho důvodů.
Ať se však může zdát zájem zaměstnavatele sebe lepší, ne vždy obstojí oproti právům zaměstnance (a někdy dokonce i samotných pachatelů trestných činů) na soukromí či na příznivé pracovní prostředí.
Zároveň hrají roli i další okolnosti, zejména kam dané kamery umístíte, co všechno monitorují či jak dlouho záznamy uchováváte. Proto si níže rozebereme, co všechno byste před instalací kamer ve Vašem pracovišti měli znát, abyste se tak vyhnuli zbytečným a nepříjemným sporům se svými zaměstnanci či dokonce dohledovými státními orgány.
Závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele
Zejména Zákoník práce a evropské nařízení GDPR (zpracováváte os. údaje) upravují hlavní pravidla, která se dotýkají práv zaměstnance na pracovišti a ochrany osobních údajů. Důležité je, že pokud chcete jako zaměstnavatel zřídit na pracovišti kamerový systém, je nutné, abyste byli schopni si nutnost jeho instalace dostatečně obhájit.
Takovým důvodem může být pouze existence tzv. závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele (tím může být např. ochrana bezpečnosti provozu při využití nebezpečných chemikálií, manipulace s velkými objemy peněz apod.). Pokud takový důvod zaměstnavatel má, je možné přiměřeně soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách omezit zavedením kontrolních mechanismů.
Ale jak to tak někdy v právu bývá, není to tak jednoduché, jak se může zdát - připadá Vám, že máte onen závažný důvod? To ještě neznamená, že si můžete kamery pořídit. Zásadní v této situaci totiž je, zda dokážete obhájit, proč Vámi sledovaný zájem převáží nad zájmy Vašich zaměstnanců (či klientů) na jejich soukromí. Zároveň musí být jisté, že kamery jsou schopné Váš zájem skutečně takto ochránit, a přitom nemůžete svého cíle dosáhnout jinými, pro soukromí třetích osob méně invazivními prostředky (např. instalací alarmu, kontrolou vedoucím zaměstnancem apod.).
Pokud tyto dvě podmínky nesplníte, kamery byste instalovat neměli.
Otázka umístění kamer
I když si vyhodnotíte, že na instalaci kamer máte právo, ani poté nemusíte mít stále vyhráno. Velkou roli totiž ještě hraje otázka , kam je hodláte umístit. Některá místa totiž mohou být problematičtější k obhájení takového umístění:
a) Kamery v provozovně
Ve většině případů byste neměli mít s umístěním kamer v provozovně problém, např. kamera namířená na pokladnu/prodejní pult apod. Jen bude potřeba si ohlídat, aby kamera nesnímala Vaše zaměstnance v nepřiměřeném rozsahu. Jestli to tedy bude technicky možné, vždy se snažte kameru namířit tak, aby snímala Vaše zaměstnance co možná nejméně a stále plnila daný účel, kvůli kterému jste jí pořídili.
Dále je vhodné upozornit, že jako podnikatel máte automaticky odpovědnost za vnesené a odložené věci Vašich klientů (např. bundy, obuv, tašky). Té se však, i přes časté a mylné domnění, nemůžete zbavit žádným prohlášením o tom, že za takové předměty neodpovídáte – protože odpovídáte. Proto bychom doporučili umístit jednu z kamer také např. na věšáky/botníky. Z těchto důvodů je vhodné umístit kamery i na vnitřní parkoviště (v OC, dvoře apod.).
Kam však zásadně kamery umisťovat nesmíte jsou prostory určené k odpočinku zaměstnanců a hygienická zázemí. Nemůžete tedy instalovat kamery do šaten, na toalety, odpočívacích prostor, sprch, kuchyňky apod.
b) Kamery na veřejně přístupných místech
Pokud ve Vaší provozovně uchováváte hodnotné zboží a/nebo v rámci svého provozu sbíráte citlivá osobní data svých zákazníků, neměli byste mít v zásadě žádný problém s umístěním kamer např. před vchodem do své provozovny.
Na co byste si také v této souvislosti měli dát pozor, je namířit kamery tak, aby zbytečně a nad míru Vašeho zájmu a účelu využití nezabíraly veřejná prostranství. Jedním z takových případů může být situace, kdy provozovatel autoservisu parkuje servisovaná auta před svou provozovnou. Dalším vhodným důvodem může být i to, že již byla Vaše provozovna dříve terčem vloupání/krádeže či jiného nebezpečného chování a zajišťujete tímto prevenci a ochranu nejen svých klientů, ale i svých zaměstnanců. Nicméně nesmíte tyto kamery využívat ke kontrole docházky zaměstnanců na pracoviště.
Doba uchovávání záznamů z kamer
Obecně smíte uchovávat záznamy z kamer na pracovišti po dobu 72 hodin. Uchování záznamů po delší dobu je možné pouze v nutných případech, kdy si to vyžaduje praxe zaměstnavatele či jiné zvláštní okolnosti. Může jít třeba o případy, kdy Vám jediný oprávněný zaměstnanec k správě kamerového systému onemocní/ čerpá dovolenou. Dalším důvodem pro delší uchování záznamu může být také jeho následné poskytnutí Policii ČR jako důkazu o trestné činnosti. Pokud žádný podobný důvod pro delší uchování záznamů nemáte, jste povinni je smazat.
Evidenční povinnost
Jak již bylo zmíněno výše, na využití kamerových systémů se vztahují i pravidla GDPR, dle něhož jste tzv. Správcem osobních údajů (a to nejen Vašich zaměstnanců, ale i případně zákazníků). Jako takový správce máte povinnost vést Záznamy o činnostech zpracování, které musíte i průběžně aktualizovat.
Dále je potřeba zajistit ochranu a transparentní evidenci nahlížení do vlastních záznamů z instalovaných kamer. Samotný přístup k záznamům z kamer by měl mít pouze úzce vymezený okruh osob, a to jen z vymezených důvodů (např. kontrola podezření z krádeže/jiného trestného činu apod.). Každý jednotlivý přístup k záznamům musí být pečlivě zaznamenán, obzvláště: kdo nahlédnul, kdy nahlédnul, z jakého důvodu. Vhodné bude i stanovení případného postupu poskytnutí těchto záznamů při vymáhání svých práv orgánům činným v trestním řízení/pojišťovně.
Informační povinnost
Chcete-li kamery na provozovně použít, musíte o tom bez výjimky předem informovat své zaměstnance. Ti musí být Vámi poučeni především o tom, kde jsou kamery umístěny, kolik jich je, jak dlouho jsou uchovávány záznamy, proč jsou instalovány a co mají chránit, příp. jak se může zaměstnanec proti jejich použití bránit.
Zároveň pro opatrnost doporučujeme zmíněné poučení provést buď osobně s podepsaným prohlášením o poučení nebo lépe – písemně. Vždy bude totiž nutné v případných sporech prokázat, že byl zaměstnanec vhodným způsobem, srozumitelně a dostatečně poučen.
Ovšem nezpracováváte pořízením kamerových záznamů pouze osobní údaje zaměstnanců, ale i Vašich zákazníků vstupujících do prodejny, proto je nutné umístit na prodejně (např. na dveřích/výloze) znak/piktogram kamerového záznamu (společně s uvedením stručných údajů o Vás jakožto pořizovateli), abyste tak informovali i Vaše zákazníky, jejichž záznamy budete případně také pořizovat.
Závěr
Zda můžete instalovat kamerový systém na pracovišti bude záviset vždy na konkrétních podmínkách a účelu. Je důležité pečlivě zvážit jeho nezbytnost a respektování práv zaměstnanců. Pro jistotu doporučujeme prostudovat právní předpisy a zvážit odbornou konzultaci, abyste předešli porušení pravidel o ochraně osobních údajů.
Potřebujete poradit, zda právě Vy podmínky pro instalaci kamer na pracovišti splňujete? Neváhejte se na nás obrátit!
Komentar